3 claves para gestionar el correo electrónico de forma eficiente

Tareas relacionadas con el correo electrónico, como buscar contactos, enviar documentación o cuadrar la agenda influyen en nuestra productividad. Se trata de una de las actividades esenciales en la jornada laboral, por lo que una gestión optima del correo electrónico ayuda a los profesionales a ser más eficientes.

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El correo electrónico es una de las aplicaciones más utilizadas en Internet. Se trata de una herramienta de comunicación accesible para cualquier nivel de usuario, que permite el intercambio de mensajes electrónicos entre personas distantes en espacio y tiempo.

Escribir un correo comprensible y con toda la información necesaria y ordenada no es nada fácil. A lo largo de nuestro día a día solemos responder infinidad de correos, pero no siempre de manera correcta, ya que descuidamos aspectos como la escritura, la estructura o la forma más eficiente de adjuntar archivos.

Conocer correctamente el gestor de correo implica un ahorro de tiempo y aumenta la calidad, eficacia y productividad tanto a nivel profesional como personal. Por lo tanto, una gestión óptima del correo electrónico ayuda a las personas a ser más eficiente en ámbitos comunicativos, además de reducir el riesgo de pérdidas de información.

1. Configuración del correo

En algunas ocasiones los servidores de los correos electrónicos profesionales suelen ser diferentes, por lo que se debe de configurar la cuenta en el gestor de correo electrónico. Normalmente, este tipo de cuentas suelen ser POP, IMAP o SMTP.

Los pasos a seguir para configurar correctamente una cuenta de correo son:

  1. En el menú de herramientas, accede a configuración de la cuenta y nueva.
  2. En la ventana de Configuración automática de la cuenta, haz clic en Configurar manualmente las opciones del servidor y luego en siguiente.
  3. Selecciona Correo electrónico de Internet y Siguiente.
  4. En Información del servidor, selecciona IMAP, POP, o el correspondiente, en Tipo de cuenta.
  5. En el cuadro Su nombre, indica el nombre que quieres que aparezca a tus destinatarios.
  6. Introduce la Dirección de correo electrónico.
  7. Escribe el nombre de tu cuenta en el cuadro Nombre de usuario.
  8. En el cuadro Servidor de correo saliente introduce el nombre del servidor.
  9. Presiona Siguiente cuando hayas introducido toda la información de configuración y Finalizar.

2. Escribe tus e-mails correctamente

Enviar un e-mail correctamente implica mucho más que escribir un mensaje y añadir cualquier tipo de archivo adjunto. Al tratarse de uno de los métodos de comunicación más utilizados en ámbito profesional para compartir y transferir información, es importante hacerlo de manera correcta para que, en un futuro, por ejemplo, podamos acceder a cualquier correo electrónico recibido anteriormente de una manera rápida y eficaz.

Infografía - 10 claves para escribir un e-mail correctamente

3. Organiza los mensajes de correo electrónico

Existen infinidad de programas para gestionar el correo, aunque la gran mayoría tienen las mismas funciones y utilidades. Utilizaremos como ejemplo Outlook, aunque las diferencias sobre dichas funciones son muy similares en otros gestores de correo.

Entre las utilidades que pueden ser más beneficiosas para el usuario, encontramos:

Centralizar cuentas de correo

En el caso de tener más de una cuenta de correo es ideal centralizarlas todas bajo el mismo gestor. De esta manera podemos recibir todos los correos de diferentes direcciones en un mismo gestor y evitar tener que acceder a diversos servidores de correo electrónico.

Estructurar la bandeja de entrada según nuestras necesidades.

Para controlar todos los e-mails que nos llegan día a día, es importante tener diferentes categorías y tener un acceso directo. Para ello, la creación de carpetas y etiquetas es imprescindible, ya que almacenar todos los mensajes en la bandeja de entrada puede suponer una saturación de esta, provocando una dificultad en la búsqueda de mensajes.

Crear reglas del mensaje.

Existe la posibilidad de crear reglas en los correos que recibimos para que se dirijan directamente a la carpeta que especifiquemos. Además, proporciona la opción de reenviarlo a otras personas, marcarlo de algún color, responder con un mensaje prefijado y mucho más.

Es recomendable crear las siguientes reglas:

  • Respuestas automáticas: Automáticamente mueve todas las respuestas que no tengan contenido a Elementos eliminados.
  • Dirigidos a mí: Todos los mensajes enviados a ti directamente o en copia, se enviarán a la bandeja de entrada.
  • Convocatorias de reunión en la bandeja de entrada: Todas las convocatorias de reuniones se enviarán a la bandeja de entrada.
  • Aplazar elementos enviados: Esta regla permite retrasar los mensajes un minuto o más.
  • Grupos de contactos: Cualquier e-mail enviado a un grupo de contactos se desviará automáticamente a la carpeta Grupo de contactos. Para que esta regla funcione de manera óptima todos los grupos de contactos similares deberían de utilizar la misma regla y almacenarse en la misma carpeta.

Utilizar el localizador de correos.

Todos los gestores de correos electrónicos disponen de un buscador para localizar correos según los datos que proporcionamos, ya sea el destinatario, asunto, palabras clave, etc.

Utilizar la barra de tareas pendientes.

Outlook proporciona la opción de la barra de tareas pendientes, mostrando un calendario con las próximas citas y una lista de tareas. Es recomendable para marcar los mensajes pendientes para responder, contactos pendientes para llamar, etc.

Administre sus contactos.

Es ideal agregar los contactos con los que se envían correos diariamente, crear listas de direcciones o grupos de contactos para optimizar el tiempo que tardamos seleccionando los destinatarios.

Cuando la agenda está repleta de tareas es difícil gestionar el tiempo correctamente, por lo tanto, es importante determinar el orden de prioridades y tareas relacionadas.Una buena organización del correo electrónico favorece la autonomía, el desarrollo y la satisfacción en ámbito profesional.

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