¿Gestionas tu correo de manera eficiente?

No existe un protocolo estandarizado para el uso del correo general, y como se considera tan básico nunca nos paramos a reflexionar si lo estamos haciendo correctamente.

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El correo electrónico es una de las aplicaciones más utilizadas en Internet. Se trata de una herramienta de comunicación accesible para cualquier nivel de usuario, que permite el intercambio de mensajes electrónicos entre personas distantes en espacio y tiempo.

Ahora bien, escribir un correo comprensible y con toda la información necesaria y ordenada no es nada fácil. A lo largo de nuestro día a día solemos responder infinidad de correos pero no siempre de manera correcta, ya que descuidamos aspectos como la escritura, la estructura o la forma más eficiente de adjuntar archivos.

¿Cómo crear e-mails correctamente?

Enviar un e-mail correctamente implica mucho más que escribir un mensaje y añadir cualquier tipo de archivo adjunto. Al tratarse de uno de los métodos de comunicación más utilizado en ámbito profesional para compartir y transferir información, es importante hacerlo de manera correcta para que en un futuro, por ejemplo, podamos acceder a cualquier correo electrónico recibido anteriormente de una manera rápida y eficaz.

Para una gestión eficaz del correo electrónico es importante crear mensajes unívocos y con todos los datos necesarios insertados correctamente. Para ello, es recomendable:

En la cabecera del correo:

  • Se ha de identificar correctamente el destinatario principal y los destinatarios secundarios (CC) que únicamente reciben el correo con fines informativos. En el caso que se desee poner en copia oculta (CCO) a una tercera persona únicamente debe realizarse en casos necesarios.
  • Identificar de forma clara y concisa el asunto del mensaje, para que siempre que se trate ese tema concreto haga referencia a un único asunto.
  • Indicar la importancia o urgencia del mensaje y activar la notificación de recepción.

En el cuerpo del correo:

  • El texto del mensaje debe de ser breve y exponerse de manera clara su objetivo. Debe de redactarse de manera formal (saludo y presentación si es necesario, mensaje, despedida).Es recomendable no incluir formatos de imágenes o gráficos directamente en el mensaje, ya que es posible que el receptor no pueda visualizarlos. Para ello es ideal adjuntarlos en el e-mail y notificar al receptor sobre su existencia.
  • Utilizar un pie de firma profesional. Además de indicar los datos del remitente (nombre, teléfono, puesto de trabajo, empresa, contacto…).
  • Los documentos adjuntos deben de tener un nombre de archivo identificable y ser formatos abiertos y estándares para que el receptor pueda visualizarlos correctamente. En el caso que el adjunto sea un enlace a una página web, es recomendable introducirlo en el cuerpo del mensaje.

10 claves para escribir un e-mail correctamente

Optimiza tu tiempo y la gestión del correo electrónico

Conocer correctamente el gestor de correo implica racionar mejor el tiempo y aumenta la calidad, eficacia y productividad tanto a nivel profesional como personal. Por lo tanto, una gestión óptima ayuda a las personas a ser más eficiente en ámbitos comunicativos, además de reducir el riesgo de pérdidas de información.

Existen infinidad de programas para gestionar el correo, aunque la gran mayoría tienen las mismas funciones y utilidades. Entre las utilidades que pueden ser más beneficiosas para el usuario, encontramos:

1. Centralizar cuentas de correo

En el caso de tener más de una cuenta de correo es ideal centralizarlas todas bajo el mismo gestor de correo. De esta manera podemos recibir todos los correos de diferentes cuentas en un mismo gestor y evitar tener que acceder a diversos servidores de correo electrónico.

2. Estructurar la bandeja de entrada según nuestras necesidades.

Para controlar todos los e-mails que nos llegan día a día, es importante tener diferentes categorías y tener un acceso directo. Para ello, la creación de carpetas y etiquetas es imprescindible.

Almacenar todos los mensajes en la bandeja de entrada puede suponer una saturación de la misma, provocando una dificultad en la búsqueda de mensajes. Se han de crear todas las que sean necesarias y así poder archivar los correos en su lugar correspondiente. Además, puedes añadir un color a cada carpeta para que sean reconocidas fácilmente.

3. Crear reglas del mensaje.

Existe la posibilidad de crear reglas en los correos que recibimos para que se dirijan directamente a la carpeta que especifiquemos. Además, proporciona opciones como reenvío, etiquetarlo, responder con un mensaje prefijado, etc.

Es recomendable crear las siguientes reglas:

    • Respuestas automáticas: Automáticamente mueve todas las respuestas que no tengan contenido a Elementos eliminados.
    • Dirigidos a mí: Todos los mensajes enviados a usted directamente o en copia, se enviarán a la bandeja de entrada.
    • Convocatorias de reunión en la bandeja de entrada: Todas las convocatorias de reuniones se enviarán a la bandeja de entrada.
    • Aplazar elementos enviados: Esta regla permite retrasar los mensajes un minuto o más.
    • Grupos de contactos: Cualquier e-mail enviado a un grupo de contactos se desviará automáticamente a la carpeta Grupo de contactos. Para que esta regla funcione de manera óptima todos los grupos de contactos similares deberían de utilizar la misma regla y almacenarse en la misma carpeta.

4. Utilizar el localizador de correos.

Todos los gestores de correos electrónicos disponen de un buscador para localizar correos según los datos que proporcionamos, ya sea el destinatario, asunto, palabras clave del texto, etc.

5. Administre sus contactos.

Es ideal agregar los contactos con los que se envían correos diariamente, crear listas de direcciones o grupos de contactos para enviar más fácilmente mensajes.

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